Intelligent omgaan met kennis in organisaties

Wel eens nagedacht over de bestaansreden van uw organisatie? Natuurlijk, er worden producten of diensten geleverd. Er is vraag, dus u biedt aan. Dát is de reden waarom bedrijven en instellingen bestaan zou u kunnen zeggen. Maar waarom is er een hele organisatie nodig voor die producten of diensten?

Op vraag bestaat eigenlijk maar één antwoord: er zijn mensen nodig om aan de marktvraag te kunnen voldoen. Mensen die het product ontwikkelen, die de financiën regelen, die de administratie doen, die de klant kennen en te vriend houden, enzovoort. En voor het managen van al dat personeel zijn nog meer mensen nodig: managers…

Elk individu draagt met zijn of haar kennis en talent bij aan een groter geheel. Laat ik mij beperken tot kennis. Er zijn er met kennis van informatiesystemen; kennis om het product te verbeteren; klanten te woord te staan. Het effectief beheren van kennis is essentieel voor het voortbestaan van organisaties en vraagt om kennismanagement.

Als kennismanagement wordt verwaarloosd dreigt kennis verloren te gaan. Maar het is evenzogoed mogelijk dat zich teveel kennis op één punt in de organisatie bevindt. Dan is sprake van redundante kennis. Het efficiënter delen van kennis kan kostenbesparend werken. Het niet delen van kennis kan ook tot gevolg hebben dat de ontwikkeling van een product of dienst stagneert of (hopeloos) achterblijft. Achter alle activiteiten binnen organisaties zitten twee belangrijke componenten: de kennis en de uitvoering. Een elke activiteit heeft een goed plan (= kennis) nodig om succesvol te kunnen worden uitgevoerd.

Kennismanagement complexe taak

Hoe kan kennis in organisaties maximaal worden ingezet? Het simpelweg delen van kennis is tijdrovend en niet genoeg. De juiste kennis bij de juiste personen op het juiste moment. Dat is de uitdaging. Bovendien zijn mensen (organisaties) levende wezens en kennis wordt voortdurend onderhouden en verrijkt, als het goed is. Dat alles vraagt om effectief kennismanagement. Daarbij doet zich een complex probleem voor, want over welke kennis hebben we het exact? Veel informatie komt van mensen, maar staat ook op papier of in informatiesystemen.

De een doet dit, de ander dat. Was kennismanagement maar zo eenvoudig…

Informatiesystemen

Een organisatie heeft al snel zo veel informatie dat het lastig is om het overzicht te behouden. Informatiesystemen kunnen het kennismanagement dan uitkomst bieden. Informatiesystemen kunnen uitstekend data verwerken en uit die data nuttige informatie genereren. (De juiste) Informatie vergroot het kennisveld van gebruikers en kan hun kennis tot nieuwe hoogte brengen, dat vervolgens weer leidt tot verbeteringen in de betreffende activiteit, zoals de dienst of product van de organisatie.

Dit brengt mij tot slot bij informatiesystemen die specifiek gericht zijn op het genereren van informatie uit zeeën van data: Business Intelligence (BI) systemen. In organisaties draait het om mensen, producten en diensten. Management is gericht op groei en verbetering. Intelligent omgaan met kennis vraagt om het vertalen en beschikbaar maken van alle informatie. En in diezelfde lijn geldt dat BI de kwaliteit van producten of diensten (of andere activiteiten), en daarmee het fundament van de organisatie, kan versterken.

Mocht u naar aanleiding van mijn blog willen reageren, dan kan dat uiteraard.

Jos Verheij

Student informatiekunde Universiteit Utrecht en onderzoeker bij HippoLine.