Blijf eigenaar van jouw bedrijfsdata!

Data vormt de ruggengraat van talloze bedrijven en organisaties. Elke byte, elk stukje informatie dat in de loop der tijd is verzameld, is van grote waarde. Door het omzetten van ruwe data naar intelligente informatie via business intelligence (BI), verkrijg je waardevolle inzichten waarop je gericht en efficiënt kunt sturen. Het behouden van controle over deze kostbare bedrijfsdata is voor ons bij HippoLine vanzelfsprekend.

Softwareleveranciers

In dit blog wil ik stilstaan bij het eigenaarschap van bedrijfsdata. Hoe houd je daar controle over? Voorraden en bedrijfsmiddelen zijn juridisch goed beschermd. Maar beschikt iemand anders over de data van jouw onderneming, bijvoorbeeld een softwareleverancier, dan geeft de wet jou niet de mogelijkheid om deze terug te eisen. Wat betekent dit? Dat je juist met data heel zorgvuldig moet omgaan.

Nou ben ik een positief ingesteld mens en daarom begin ik met het noemen van de voordelen van het delen van data met externe partijen. In de praktijk zien we dat softwareleveranciers vaak een BI oplossing meeleveren. Handig om direct inzicht te hebben in je CRM of boekhoud pakket. Een enkeling biedt zelfs de mogelijkheid om hieraan andere databronnen toe te voegen. In al die gevallen deel je jouw data met een externe partij of leverancier.

Aantrekkelijke optie…

Dat delen kan om en aantal redenen een aantrekkelijke optie zijn.

• Externe leveranciers kunnen gespecialiseerde expertise en technologieën bieden die je bedrijf intern niet heeft. Hierdoor kun je profiteren van geavanceerde analysetechnieken, innovatieve tools en best practices.
• De leverancier kent ‘haar eigen data’ het beste en het kan gemakkelijk zijn om extra databronnen eraan toe te voegen.
• BI-specialisten zijn dun gezaaid, een externe leverancier kan dit relatief goedkoop voor je fixen en doet dat immers voor meer partijen tegelijk.
• Het uitbesteden of parkeren van je data kan een kostenbesparingen opleveren. Je hoeft geen infrastructuur, personeel en middelen te onderhouden die anders nodig zouden zijn.
• Het eigenaarschap van je data overdragen of delen stelt je in staat om je in goed vertrouwen te concentreren op de kernactiviteiten van je bedrijf en je te richten op strategische groei.

Gevaren delen bedrijfsdata

Maar, en nu komt het: het is van cruciaal belang om zorgvuldig te overwegen wélke data je deelt, met wie en onder welke voorwaarden. Want wat zijn de risico’s? Welke gevaren zouden zich kunnen voordoen wanneer je je data deelt met een externe partij die ook nog eens de leverancier is van de software voor je primaire proces?

• Het delen van je data met een leverancier kan leiden tot afhankelijkheid van die leverancier én de toegang tot je eigen data. Als de relatie met de leverancier verslechtert of als de leverancier de dienst beëindigt, kan dit problemen veroorzaken bij het beheren en gebruiken van je data.
• Je leverancier heeft als kerntaak het leveren van een goede softwareoplossing, BI, dashboards en reporting is daarin niet hun kerntaak. In de praktijk zien we dat goede BI een expertise is. Terwijl hier vaak een soort generieke oplossing (confectie) wordt geboden die net niet doet wat je zou willen (maatwerk).
• Wanneer je data deelt verlies je een zekere mate van directe controle over hoe je data wordt beheerd en beschermd.
• In sommige gevallen kunnen leveranciers je data gebruiken voor andere doeleinden dan oorspronkelijk overeengekomen, zoals marketing of onderzoek, wat in strijd kan zijn met je verwachtingen en privacyvoorkeuren.
• Een laatste punt. Het kan moeilijk zijn om van leverancier te veranderen nadat je data met hen hebt gedeeld, waardoor je mogelijk vastzit aan hun diensten, technologie of tariefstructuren. Je creëert als het ware een lock-in om weg te kunnen.

Ons advies

Leg de regels voor het gebruik van je bedrijfsdata vast door middel van ‘data sharing agreements’ of ‘data trading agreements’. In sommige gevallen zullen deze regels worden opgenomen in specifieke bepalingen binnen contracten of algemene voorwaarden. Hierin spreek je af welke data voor welk doel wordt gedeeld, wat partijen met deze data mogen doen en vooral wat er met de data moet gebeuren als de samenwerking eindigt. Wanneer de wet niet meer voldoende bescherming biedt, is het belangrijk om deze afspraken zelf goed te regelen. Op deze manier behoud je de controle over jouw data.